Las Reuniones ubicuas llegaron para quedarse

 

la ubicuidad es un don que debemos rescatar

videoconferencias para siempre

Un viento sopla fuerte  mientras esperamos la llegada de todos los participantes a la reunión, las sillas están frías y los vidrios de las ventanas empañados por dentro, la reunión esta por iniciar, el proyector esta listo y el material de apoyo ya fue revisado, los roles se repartieron entre los colaboradores durante la planeación del evento y se hizo llegar una invitación a todos y cada de ellos.

Se toma lista de asistencia a cada una de las sedes conectadas a través de videoconferencia y uno a uno contesta presente y van apareciendo en la pantalla digital del recinto, algunos parecen distraídos leyendo y enviando mensajes, de los presentes no sabemos a ciencia cierta quien contesta, conocemos el tono de voz, sin embargo, no estamos seguros quien fue, otras cámaras apuntan al techo, y otras mas tienen problemas de sonido, se enciende un micrófono por accidente y se escucha el relajo que las personas hacen al incorporarse tarde las reuniones.

Sin duda todo un caos, actualmente las organizaciones que están haciendo esfuerzos importantes para adecuarse a la tecnología de información se enfrentan ante este dilema, como si no bastase con la resistencia al cambio por parte de colaboradores y líderes.

Las reuniones deben cumplir con dos objetivos universales, que sean útiles y divertidas, para lograr esto, debemos desarrollar un habilidad que los informáticos llaman experiencia del usuario (La experiencia de usuario es el conjunto de factores y elementos relativos a la interacción del usuario, con un entorno o dispositivo concretos, cuyo resultado es la generación de una percepción positiva o negativa de dicho servicio, producto o dispositivo (Wikipedia))

Hacer sentir al usuario que esta dentro de la reunión y que palpe los movimientos, donde el gran reto consiste en lograr la interacción con cada uno de los participantes, tanto locales como foráneos.

 

Cinco formas de lograr esta interacción.

 

  1. Contar con una toma abierta de la sala donde se vea la totalidad de los participantes
  2. Mirar fijamente al lente de la cámara a la hora de hablar o exponer.
  3. En la diapositiva de apoyo colocar en un recuadro al expositor
  4. Durante la reunión solo el coordinador de acuerdos y tareas tendrá abierta su laptop
  5. Apoyarse con pizarras interactivas o tableta para hacer señalamientos de algún dato en específico.

 

Existen en el mercado un sinnúmero de soluciones digitales que puedes adoptar a tus necesidades, cualquiera puede ofrecerte condiciones que mejoren la experiencia del usuario, y mejorar la percepción del uso de este tipo de apoyo digital.

Sin embargo el gran reto los constituye el objetivo de la reunión y es aquí donde tus habilidades directivas las debes combinar con tus habilidades sociales a distancia.

La reunión detonante del cambio

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